Informatyk na etacie czy outsourcing IT? Koszty, kontrola i bezpieczeństwo

Czym różni się outsourcing IT od własnego działu IT?

Własny dział IT to specjaliści zatrudnieni w firmie, a outsourcing IT to przekazanie całości lub części obsługi zewnętrznemu zespołowi na podstawie umowy z SLA. Różnica dotyczy przede wszystkim tego, kto odpowiada za ciągłość działania, skąd biorą się kompetencje i jak rozlicza się pracę.

W modelu wewnętrznym firma sama rekrutuje informatyków, zarządza nimi i organizuje zastępstwa. To ma sens, gdy IT jest codziennie potrzebne na miejscu albo współtworzy kluczowe produkty firmy. W outsourcingu zakres, czas reakcji i raportowanie zapisuje się w umowie, a zewnętrzny partner może przejąć całe IT albo tylko wybrane obszary: monitoring, helpdesk, Microsoft 365, bezpieczeństwo, migracje czy zastępstwa.

Najczęstsze sytuacje, w których firmy porównują oba modele:

• firma 10–200 osób, która wyrosła z „informatyka na telefon”;
• jeden informatyk na etacie, bez zastępstwa i bez kompetencji w każdej dziedzinie;
• odejście informatyka, powtarzające się awarie albo brak listy dostępów i haseł;
• wymagania audytora, klienta lub NIS2, które wymuszają dokumentację i procedury.

Ile kosztuje własny informatyk, a ile outsourcing IT?

Koszt własnego informatyka to znacznie więcej niż pensja: przy wynagrodzeniu 11 000 zł brutto i 30 komputerach firma wydaje ok. 168 tys. zł rocznie, zanim doliczy rekrutację, szkolenia i zastępstwa. Abonament outsourcingu IT zaczyna się od 1 000 zł netto miesięcznie i zależy od liczby stanowisk, serwerów i poziomu SLA.

Przykład liczony tak jak nasz kalkulator „Etat czy abonament”:

• pensja 11 000 zł brutto + narzut pracodawcy ok. 20,5% = ok. 13 255 zł miesięcznie;
• narzędzia administratora (monitoring, EDR, backup) ok. 25 zł na komputer, czyli 750 zł przy 30 komputerach;
• razem ok. 14 000 zł miesięcznie, czyli ok. 168 tys. zł rocznie;
• bez kosztu rekrutacji, wdrożenia, szkoleń, sprzętu i zastępstwa na urlop lub chorobę.

Abonament dla tej samej firmy policzysz w minutę w kalkulatorze „Etat czy abonament”. W obu modelach wdrożenia, migracje i modernizacje mają osobny budżet, dlatego porównuj koszt utrzymania z kosztem utrzymania.

Który model lepiej chroni firmę?

Żaden model nie gwarantuje bezpieczeństwa sam z siebie: decydują MFA, ochrona urządzeń i poczty, monitoring oraz kopie zapasowe z testem odtworzenia. Przy jednym informatyku największym ryzykiem jest pojedynczy punkt zależności: ta sama osoba ma być administratorem, specjalistą od bezpieczeństwa i dyżurnym po godzinach.

• Monitoring: we własnym dziale trzeba kupić narzędzia i zorganizować dyżury. W abonamencie Unlimited ITsolution monitoring serwerów, sieci, kopii i usług chmurowych działa całą dobę.
• Dostępy: w obu modelach potrzebne są MFA, zarządzanie kontami i uprawnieniami oraz zasady Zero Trust.
• Kopie zapasowe: lokalnie i w chmurze, z regularnym testem odtworzenia, a nie tylko z raportem „backup OK”.
• Regulacje: firmy objęte NIS2 i ustawą o KSC potrzebują analizy ryzyk, procedur incydentowych i dokumentacji. Ocena, czy firma podlega przepisom, wymaga analizy konkretnej sytuacji.

Przykład: Cloobees pracowało w trzech krajach bez centralnego zarządzania urządzeniami i dostępami. Po wdrożeniu Microsoft 365 i modelu Zero Trust, bez przestojów, firma urosła z 50 do 200 osób i od 2 lat utrzymuje certyfikat ISO/IEC 27001.

Kontrola nad IT: co zyskujesz, a co oddajesz w każdym modelu?

Własny informatyk daje bezpośrednią kontrolę nad codziennymi priorytetami, a outsourcing daje dostęp do wielu specjalizacji i ciągłość bez zależności od jednej osoby. Kontrola nie wymaga zatrudniania wszystkich na etacie: wymaga jasnych zasad dostępu, raportowania i własności dokumentacji.

• W dobrze ułożonej współpracy dokumentacja, mapa sieci, procedury i hasła w firmowym sejfie należą do klienta.
• Priorytety, eskalacje i czas reakcji zapisuje się w umowie, a zgłoszenia trafiają do specjalisty właściwej linii wsparcia.
• W abonamencie Unlimited ITsolution co miesiąc wysyła raport z IT Health Score, a co kwartał omawia z zarządem przegląd IT i roadmapę.

Kiedy outsourcing IT z ITsolution jest lepszy niż etat?

Outsourcing wygrywa, gdy firma 10–200 osób potrzebuje ciągłości i wielu kompetencji, ale nie potrzebuje kilku etatów. Sygnałem do zmiany jest zwykle odejście informatyka, powtarzające się awarie, brak dokumentacji, wymagania audytora albo szybki wzrost zatrudnienia.

• zamiast jednej osoby dostajesz zespół ponad 25 specjalistów (helpdesk, administratorzy, bezpieczeństwo);
• reakcja na awarię krytyczną do 15 minut w Unlimited (do 2 godzin w Limited), zapisana w umowie;
• doświadczenie z audytami ISO/IEC 27001 i PCI DSS po stronie klientów;
• przejęcie środowiska w 2–4 tygodnie, bez przestoju, także równolegle z poprzednim dostawcą. obsługę HOWE przejęliśmy od dostawcy z Danii i przenieśliśmy serwery do Azure w 4 tygodnie.

Model mieszany sprawdza się w większych firmach: Twój informatyk zajmuje się ludźmi i projektami na miejscu, a my przejmujemy monitoring, administrację, trudniejsze zgłoszenia i zastępstwa. Szczegóły modeli i cennik: outsourcing IT.

Outsourcing IT czy własny informatyk: najczęstsze pytania

Czy outsourcing IT jest bezpieczny dla małej firmy?

Tak, jeśli umowa określa zakres odpowiedzialności, SLA, zasady dostępu i raportowanie. Sprawdź, czy usługa obejmuje MFA, ochronę urządzeń i poczty, kopie zapasowe z testem odtworzenia i dokumentację, która należy do firmy.

Jak szybko można przejść z własnego informatyka na outsourcing?

Przejęcie IT trwa zwykle od 2 do 4 tygodni i nie zatrzymuje pracy firmy: diagnoza środowiska, przejęcie dostępów i dokumentacji, start obsługi i raport otwarcia po 30 dniach.

Czy przy outsourcingu firma traci kontrolę nad infrastrukturą?

Nie, jeśli dokumentacja, konta administracyjne, mapa sieci i licencje zostają własnością firmy, a decyzje o zmianach i inwestycjach podejmuje zarząd.

Ile kosztuje outsourcing IT dla firmy 30–50 osób?

Abonament zaczyna się od 1 000 zł netto miesięcznie, a kwota zależy od liczby stanowisk, serwerów, urządzeń sieciowych i poziomu SLA. Dokładną wycenę dostajesz po bezpłatnej konsultacji, przed podpisaniem umowy.

Informatyk czy outsourcing przy szybkim wzroście zatrudnienia?

Przy szybkim wzroście outsourcing łatwiej skaluje się z liczbą pracowników: przygotowanie sprzętu i kont, Microsoft 365, zarządzanie urządzeniami. Własny informatyk może zostać do spraw na miejscu, a model mieszany łączy oba podejścia.

Autor: Grzegorz Sowiński, CEO i współwłaściciel ITsolution.