Ile kosztuje migracja poczty do Microsoft 365? Cena, licencje i ukryte koszty

Ile kosztuje migracja poczty do Microsoft 365? Krótka odpowiedź

Migracja poczty do Microsoft 365 to koszt jednorazowy za usługę i stały koszt licencji. W ITsolution przygotowanie środowiska kosztuje od 1 000 zł netto, a przeniesienie poczty od 90 zł netto za skrzynkę: dla 10 skrzynek od 1 900 zł, dla 25 od 3 250 zł, dla 50 od 5 500 zł. Licencje Microsoft 365 płacisz co miesiąc, osobno.

Cena rośnie przy dużych skrzynkach, migracji z własnego serwera Exchange, archiwach PST i konfiguracji Outlooka na komputerach i telefonach. Dokładną wycenę dostajesz w 1 dzień roboczy, przed startem prac. Szczegóły usługi: migracja poczty do Microsoft 365.

Z czego składa się cena migracji?

Cena ma dwie części: jednorazową opłatę za przygotowanie środowiska Microsoft 365 i domeny oraz opłatę za każdą przenoszoną skrzynkę. Tak liczona wycena pozwala porównać oferty dla różnej liczby pracowników.

Przykład: firma 25 osób z pocztą w hostingu płaci za migrację od 3 250 zł netto jednorazowo. Do tego dochodzą licencje, np. 25 × Business Standard to orientacyjnie ok. 1 250–1 500 zł netto miesięcznie.

Ile kosztują licencje Microsoft 365 po migracji?

Licencje to koszt stały: orientacyjnie ok. 25 zł netto za użytkownika miesięcznie w Business Basic, ok. 50–60 zł w Business Standard i ok. 85–100 zł w Business Premium, przy umowie rocznej. Ceny w złotych zależą od kursu dolara, sprzedawcy i tego, czy płacisz za rok z góry, czy co miesiąc.

• Business Basic: poczta Exchange (50 GB), Teams, OneDrive i Office w przeglądarce. Wystarcza osobom, które nie potrzebują Worda i Excela na komputerze.
• Business Standard: to samo plus aplikacje Office na komputer. Najczęstszy wybór w firmach 10–50 osób.
• Business Premium: Standard plus ochrona urządzeń i zarządzanie nimi (Defender for Business, Intune, dostęp warunkowy). Polecamy firmom, które chcą spełnić wymagania bezpieczeństwa, np. NIS2.

Nie każdy pracownik potrzebuje tej samej licencji. Mieszanie planów (Basic dla części zespołu, Standard lub Premium dla reszty) to najprostszy sposób na niższy rachunek.

Co podnosi cenę migracji poczty?

Najwięcej zmienia źródło poczty i wielkość skrzynek. Migracja z hostingu (IMAP) jest najprostsza, z własnego serwera Exchange lub z innego tenanta Microsoft 365 wymaga więcej pracy.

• Źródło: hosting (np. home.pl, nazwa.pl, OVH) przez IMAP, Gmail i Google Workspace, własny Exchange albo inny tenant Microsoft 365. Przy IMAP kontakty i kalendarze często przenosi się osobno.
• Wielkość skrzynek: skrzynki powyżej 20 GB i wieloletnie archiwa kopiują się dłużej i wyceniamy je osobno.
• Liczba domen i aliasów: każda domena to osobna weryfikacja i rekordy DNS.
• Skrzynki współdzielone i grupy: biuro@, faktury@, listy dystrybucyjne trzeba odtworzyć z uprawnieniami.
• Urządzenia: konfiguracja Outlooka na każdym komputerze i telefonie to osobna praca, często największa przy dużej liczbie urządzeń.
• Integracje: skanery, drukarki, systemy fakturowe i formularze na stronie, które wysyłają maile przez starą pocztę.

Przykład z naszej praktyki: firma z ponad 30 użytkownikami, dwiema domenami i pocztą w nazwa.pl. Od decyzji do przełączenia minęły 2 tygodnie, a samo przełączenie zrobiliśmy w weekend, bez przerwy w pracy biura.

Czy migrację poczty można zrobić samemu?

Tak, przy kilku skrzynkach. Microsoft udostępnia narzędzia do migracji z IMAP i z Google Workspace w centrum administracyjnym Exchange, bez dodatkowych opłat. Koszt to czas i ryzyko błędów.

• Najczęstsze problemy: źle ustawione rekordy MX, SPF lub DKIM (poczta trafia do spamu albo nie dochodzi), brakujące wiadomości z dnia przełączenia, utracone reguły i podpisy.
• Przy 1–5 skrzynkach i prostej domenie samodzielna migracja ma sens. Przy 10 i więcej skrzynkach albo przy własnym Exchange zwykle taniej wychodzi zlecenie, bo pracownicy nie tracą dnia na problemy z pocztą.

Przewodniki krok po kroku: migracja z Gmaila do Microsoft 365 i migracja z Exchange do Exchange Online.

Jak obniżyć koszt migracji?

1. Posprzątaj skrzynki przed migracją. Stare załączniki i nieużywane foldery wydłużają kopiowanie.
2. Usuń nieużywane konta. Byli pracownicy to często skrzynki współdzielone albo archiwum, a nie płatne licencje.
3. Przygotuj dostęp do panelu domeny. Brak dostępu do DNS to najczęstszy powód przesunięcia terminu.
4. Dobierz licencje do potrzeb. Business Basic dla osób pracujących w przeglądarce, Standard lub Premium dla reszty.
5. Zaplanuj przełączenie na weekend. Przełączenie poza godzinami pracy oznacza zero przestoju dla zespołu (zobacz checklistę przełączenia w weekend).

Ceny wszystkich usług znajdziesz w cenniku.

Koszt migracji poczty: najczęstsze pytania

Ile kosztuje migracja jednej skrzynki do Microsoft 365?

W ITsolution od 90 zł netto za skrzynkę plus jednorazowo od 1 000 zł netto za przygotowanie środowiska Microsoft 365 i domeny. Skrzynki powyżej 20 GB, archiwa PST i skrzynki współdzielone wyceniamy osobno.

Ile kosztuje migracja poczty dla firmy 10 osób?

Od 1 900 zł netto jednorazowo za 10 skrzynek (1 000 zł środowisko + 10 × 90 zł). Do tego licencje Microsoft 365 płacone co miesiąc, orientacyjnie 250–600 zł netto zależnie od planu.

Czy licencje Microsoft 365 są w cenie migracji?

Nie. Cena migracji obejmuje usługę: przygotowanie środowiska i przeniesienie poczty. Licencje Microsoft 365 płacisz osobno co miesiąc lub co rok.

Czy migracja z własnego serwera Exchange jest droższa?

Tak. Migracja z lokalnego Exchange wymaga więcej przygotowania niż migracja z hostingu przez IMAP, dlatego wyceniamy ją indywidualnie. Wycenę dostajesz w 1 dzień roboczy, przed startem prac.

Ile trwa migracja poczty do Microsoft 365?

W firmie 10–50 osób zwykle 1–2 tygodnie razem z przygotowaniem i testami. Samo przełączenie poczty robimy w weekend lub wieczorem, bez przestoju.